Nextcloud verbinden: Dienstbenutzer und App-Passwort

Voraussetzungen

• Ihr Tarif enthält externe Quellen. Sonst zeigt Kyros statt der Kachel „Nextcloud“ einen Hinweis zum Tarif.
• Ihre Nextcloud ist aus dem Internet über HTTPS auf Port 443 erreichbar, mit einem gültigen Zertifikat. Server, die nur im internen Netz, per VPN oder hinter einer IP-Freigabeliste erreichbar sind, kann Kyros nicht verbinden. Eine feste IP-Adresse für eine Freigabeliste nennen wir derzeit nicht.
• Ein eigener Ordner nur mit Inhalten, die öffentlich sein dürfen. Alles in diesem Ordner kann der Chatbot öffentlich wiedergeben.
• Übernommen werden PDF, DOCX, TXT, Markdown und CSV bis 20 MB je Datei; gescannte PDFs nur in Tarifen mit Texterkennung. Andere Dateien werden übersprungen und in Kyros aufgelistet.

1. Einen eigenen Benutzer anlegen

Als Nextcloud-Administratorin oder -Administrator: unter „Benutzer“ ein neues Konto anlegen, zum Beispiel chatbot. Der Benutzer bekommt keine Administratorrechte und keine eigenen Dateien. Warum ein eigener Benutzer? Ein App-Passwort gilt für das ganze Konto. Mit Ihrem persönlichen Konto könnte Kyros alle Ihre Dateien lesen und ändern; mit dem eigenen Benutzer nur den einen Ordner, und nur lesend.

2. Den Ordner nur lesend teilen

Teilen Sie den Ordner mit dem Benutzer chatbot und schalten Sie in den Freigabe-Einstellungen alles außer „Lesen“ aus (Bearbeiten, Erstellen, Löschen, Weiterteilen). Kyros prüft beim Verbinden, ob der Zugang schreiben darf, und warnt Sie dann.

3. Ein App-Passwort erstellen

Melden Sie sich als chatbot an, öffnen Sie „Persönliche Einstellungen“ → „Sicherheit“ und erstellen Sie unter „Geräte & Sitzungen“ ein App-Passwort, etwa mit dem Namen „Kyros Wissensdatenbank“. Kopieren Sie es sofort; Nextcloud zeigt es nur einmal. Auch bei Zwei-Faktor-Anmeldung oder Single Sign-on funktioniert nur ein App-Passwort.

4. In Kyros verbinden

1. Wissensdatenbank öffnen, unter „Inhalte hinzufügen“ auf „Nextcloud“ klicken.
2. Bestätigen, dass der Ordner nur öffentliche Inhalte enthält.
3. Adresse (z. B. https://cloud.beispiel.de), Benutzername und App-Passwort eintragen, „Verbinden“.
4. Den geteilten Ordner wählen und die Vorschau prüfen: Anzahl der Dateien, übersprungene Dateien, geschätzte Größe.
5. Namen und Intervall wählen (alle 15 Minuten bis täglich), dann „Verbinden und synchronisieren“.

Was danach passiert

Die erste Synchronisierung übernimmt alle passenden Dateien. Danach prüft Kyros im gewählten Intervall, was neu, geändert oder gelöscht ist; „Jetzt synchronisieren“ startet sofort. Kyros speichert die Originaldateien nicht, nur den ausgelesenen Text; er zählt zu Ihrem Speicher. Das App-Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Zugang beenden oder wechseln

• In Kyros: „Trennen“. Sie wählen, ob die übernommenen Dokumente gelöscht werden (voreingestellt) oder bleiben.
• In Nextcloud: das App-Passwort unter „Geräte & Sitzungen“ widerrufen. Kyros meldet dann „Zugang abgelehnt“.
• Neues App-Passwort: in Kyros an der Quelle „Zugang ersetzen“, danach das alte in Nextcloud widerrufen.

Wenn es nicht klappt

• „Benutzername oder App-Passwort wurden abgelehnt“: Tippfehler oder widerrufenes App-Passwort. Nach mehreren Fehlversuchen bremst Nextcloud weitere Anmeldungen kurz aus.
• „Dieser Server ist aus dem Internet nicht erreichbar“: Die Adresse zeigt auf ein internes Netz oder einen anderen Port als 443.
• „Der Ordner wurde nicht gefunden“: Die Freigabe wurde entfernt oder der Ordner umbenannt.

Mehr zur Wissensdatenbank auf der Produktseite. Für Microsoft 365 gibt es eine eigene Anleitung: SharePoint verbinden.