SharePoint verbinden: Zustimmung und Bibliotheksfreigabe

Voraussetzungen

• Ihr Tarif enthält externe Quellen. Sonst zeigt Kyros statt der Kachel „SharePoint“ einen Hinweis zum Tarif.
• SharePoint Online (Microsoft 365). SharePoint Server im eigenen Rechenzentrum wird nicht unterstützt, OneDrive-Ordner einzelner Personen auch nicht.
• Eine eigene Dokumentbibliothek nur mit Inhalten, die öffentlich sein dürfen. Alles in dieser Bibliothek kann der Chatbot öffentlich wiedergeben. Synchronisiert wird immer die ganze Bibliothek.
• Zwei Rollen in Ihrem Mandanten: eine globale Administratorin bzw. ein globaler Administrator für die einmalige Zustimmung (Schritt 1) und eine SharePoint-Administration für die Freigabe der Bibliothek (Schritt 2).
• Übernommen werden PDF, DOCX, TXT, Markdown und CSV bis 20 MB je Datei; gescannte PDFs nur in Tarifen mit Texterkennung. Andere Dateien (z. B. Excel, PowerPoint, Seiten) werden übersprungen und aufgelistet.

Was die App darf

Die Kyros-App fragt nur die Anwendungsberechtigung Lists.SelectedOperations.Selected an. Sie gibt keinen Zugriff, solange nicht eine bestimmte Liste oder Bibliothek ausdrücklich freigegeben ist. Kyros fragt weder Sites.Read.All noch Files.Read.All an. Gespeichert werden Ihre Mandanten-ID und die Kennungen der Bibliothek, aber kein Kennwort und kein Token Ihres Mandanten.

1. Zustimmung erteilen (globale Administration)

1. In Kyros die Wissensdatenbank öffnen, unter „Inhalte hinzufügen“ auf „SharePoint“ klicken und bestätigen, dass die Bibliothek nur öffentliche Inhalte enthält.
2. „Mit Microsoft 365 verbinden“ klicken. Es öffnet sich die Anmeldeseite von Microsoft. Dort meldet sich die globale Administration an – das kann auch im selben Browser gemeinsam mit der Person geschehen, die Kyros einrichtet.
3. Microsoft zeigt den Namen der App, den Herausgeber und die Berechtigung. „Akzeptieren“ klicken.
4. Microsoft leitet zurück zu Kyros; der Assistent fragt jetzt nach der Bibliothek.

Nach der Zustimmung steht die App in Ihrem Microsoft Entra Admin Center unter „Unternehmensanwendungen“. Dort finden Sie auch ihre Anwendungs-ID ({app-id}), die Sie in Schritt 2 brauchen.

2. Die Bibliothek freigeben (SharePoint-Administration)

Die Freigabe erteilen Sie mit Microsoft Graph, zum Beispiel im Graph Explorer oder mit PowerShell. Sie brauchen dafür die delegierte Berechtigung Sites.ReadWrite.All. Ermitteln Sie zuerst die Kennungen von Website und Bibliothek (Beispiel: Mandant beispiel, Website Amt):

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/beispiel.sharepoint.com:/sites/Amt
→ "id": "{site-id}"

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id}/lists?$select=id,displayName,webUrl
→ "id": "{list-id}" (the library)

Dann erteilen Sie der App die Rolle read auf dieser einen Bibliothek:

POST https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id}/lists/{list-id}/permissions
Content-Type: application/json

{
  "roles": ["read"],
  "grantedToV2": {
    "application": {
      "id": "{app-id}",
      "displayName": "Kyros Wissensdatenbank-Connector"
    }
  }
}

Dasselbe mit dem Microsoft Graph PowerShell SDK:

Connect-MgGraph -Scopes "Sites.ReadWrite.All"
New-MgSiteListPermission -SiteId "{site-id}" -ListId "{list-id}" -BodyParameter @{
  roles = @("read")
  grantedToV2 = @{ application = @{ id = "{app-id}" } }
}

Geben Sie nur read frei, keine Schreibrechte. Eine Freigabe für die ganze Website ist nicht nötig. Kontrolle: GET https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id}/lists/{list-id}/permissions listet die App mit der Rolle read.

3. In Kyros prüfen und verbinden

1. Die Bibliothek in SharePoint öffnen und die Adresse aus dem Browser kopieren, z. B. https://beispiel.sharepoint.com/sites/Amt/Oeffentlich.
2. In Kyros einfügen und „Berechtigung prüfen“ klicken. Kyros bestätigt den Lesezugriff oder sagt, was fehlt (Zustimmung oder Freigabe).
3. Optional „Links zu SharePoint in Antworten zeigen“: Dann verlinkt der Chatbot unter seinen Antworten die Datei in SharePoint. Nur sinnvoll, wenn Ihre Besucher diese Dateien öffnen dürfen; sonst nennt er nur den Titel.
4. Vorschau prüfen, Namen und Intervall wählen (alle 15 Minuten bis täglich), „Verbinden und synchronisieren“.

Was danach passiert

Die erste Synchronisierung übernimmt alle passenden Dateien. Danach fragt Kyros im gewählten Intervall bei Microsoft nur die Änderungen ab: neue, geänderte, umbenannte und gelöschte Dateien. Kyros speichert die Originaldateien nicht, nur den ausgelesenen Text; er zählt zu Ihrem Speicher. Die EU-Datengrenze von Microsoft gilt für die Verarbeitung bei Microsoft; für den Text, den Kyros abgerufen hat, gilt Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns.

Zugriff beenden

• Eine Bibliothek: die Berechtigung der App auf der Liste löschen (DELETE …/lists/{list-id}/permissions/{permission-id}). Kyros meldet dann „Zugang abgelehnt“; die Dokumente bleiben, bis Sie trennen.
• Alles: die App unter „Unternehmensanwendungen“ löschen oder die Zustimmung widerrufen.
• In Kyros: „Trennen“. Sie wählen, ob die übernommenen Dokumente gelöscht werden (voreingestellt) oder bleiben.

Wenn es nicht klappt

• „Keine Administrator-Zustimmung“: Die Zustimmung fehlt oder ist noch nicht aktiv. Erneut verbinden und nach ein paar Minuten noch einmal prüfen.
• „Die App darf diese Bibliothek nicht lesen“: Schritt 2 fehlt, oder die Freigabe gilt für eine andere Bibliothek.
• „Die Bibliothek wurde nicht gefunden“: Adresse prüfen; sie muss auf eine Dokumentbibliothek zeigen, nicht auf eine Seite oder Liste.

Mehr zur Wissensdatenbank auf der Produktseite. Für Nextcloud gibt es eine eigene Anleitung: Nextcloud verbinden.